Le monde de la formation connaît une drôle d’époque.

Enfin, il connaît surtout “la fin” d’une époque.

Celle de la formation que l’on ne conçoit UNIQUEMENT qu’en salle de cours, avec un formateur expert depuis 20 ans, un paperboard et des post-it.

Oui, la crise sanitaire a contraint beaucoup d’entreprises, et d’organismes de formation à revoir ce postulat. Mais, ce que nous observons chez Flowbow, c’est qu’elle a majoritairement accéléré un mouvement déjà en cours chez la majorité des acteurs : celui de la digitalisation des formations. Le LMS est un des logiciels de digitalisation des formations.

On se met désormais à réfléchir à d’autres modalités, d’autres façons d’apprendre. Plus souples, plus diversifiées. Et enfin, nous pensons à la pédagogie, à transformer les cours traditionnels, aux apprenants. Et non plus seulement aux nombres d’heures à faire pour obtenir le financement de l’OPCO et remplir ses obligations légales.

Dans cette réflexion, apparaît alors souvent comme un pré-requis absolu, comme “l’alpha et l’oméga”, un type de plateforme web nommé LMS.

Mais enfin, qu’est-ce qu’un LMS ?

Une définition simple pour commencer : LMS = Learning Management System. En français, système de gestion de l’apprentissage.

En d’autres termes, il s’agit d’un logiciel en ligne, d’une plateforme qui a comme fonction première de “tracker” les participants à vos formations, vos e-learning, d’enregistrer qui a suivi quelle formation, quel module e-learning, quel quizz, combien de temps, qui a eu quel score à tel exercice, etc. Cela facilite la gestion globale de vos formations.

Il ressort ensuite ces données pour vos propres statistiques, mais surtout pour votre OPCO, à qui vous devez prouver un nombre d’heures effectuées.

La deuxième fonction de ces plateformes, est d’héberger en ligne le contenu digital lié à vos formations. C’est sur le LMS que vous stockez les fameux modules e-learning (dans le fameux format SCORM), vos quizz, les documents PDF,  Word (ou tout autre format de Microsoft) que vous voulez partager avec les utilisateurs, les vidéos, etc….

En majorité, chaque apprenant rentre un identifiant (son mail professionnel souvent), un mot de passe, et peut ainsi accéder à son espace personnel.

Mais ce n’est pas tout !

En effet, au fil du temps, ces logiciels, qui datent des années 90, se sont complexifiés, intégrant plusieurs outils, et proposent aujourd’hui plus de fonctionnalités.

Nous n’allons pas les lister ici….cela serait beaucoup trop long ! Mais, voici quelques grandes catégories.

• Fonctionnalités administratives : tous les LMS du web disposent de fonctionnalités plus administratives...puisqu’ils ont été créé à l’origine d’abord pour cette fonction. Vous retrouverez ici les mesures de suivi des apprenants, la possibilité d’extraire un fichier excel qui regroupe les données de votre choix(à envoyer à l’OPCO !), la possibilité de donner le rôle d’administrateur à un formateur pour qu’il inscrive des apprenants, envoyer des mails groupés, éditer des feuilles de présence, etc….
• Fonctionnalités d’outil auteur (ou Content Management System) : le LMS, non content de faire le café, fait aussi couler l’eau pour le thé. Et vous permet de créer des modules, capsules e-learning directement dans la plateforme, sans devoir créer ces modules en dehors. Dans ce cas, le LMS devient...un LCMS.
  

Fonctionnalités collaboratives : certains LMS (Moodle l’a fait très tôt par exemple) permettent de créer des forums, des “foires aux questions”, des tchats entre apprenants...Ils peuvent proposer un système de management des utilisateurs qui permet à un administrateur (souvent le responsable formation, le gérant de l’organisme) de désigner un ou plusieurs “contributeurs”, qui auront certains droits : créer du contenu, inscrire des participants, corriger des exercices, etc.

En ai-je vraiment besoin ?

Là est la vraie question !

Chez Flowbow, nous pensons qu’il ne faut JAMAIS commencer à réfléchir à votre digitalisation en vous disant : “J’ai absolument besoin d’un LMS”.

Des entreprises parfois très liées au secteur tech, réputées pour bien former leurs collaborateurs… n’ont pas de plateforme LMS. A retenir donc, le LMS n’est pas automatique, comme les antibiotiques.

En résumé, il y a deux questions à vous poser :

1. Ai-je une nécessité de tracker le comportement de mes apprenants ?

Souvent cette nécessité vient d’obligations légales (prouver que vous former assez vos collaborateurs) ou est une condition pour obtenir des financements. Mais cela peut aussi être une demande stratégique du DRH ou de la Direction d’en savoir plus sur la formation dans l’entreprise.

2. Dois-je créer des parcours de formations avec plusieurs modalités, et non seulement en présentiel ou en classe virtuelle ?

Une fois ces questions posées, vient nécessairement la question des coûts. Et là encore sur ce marché vous trouverez un peu de tout …

Certaines se prétendent gratuites, d’autres sont payantes au nombre d’apprenants actifs par an (entendez par “actif” l’apprenant en cours sur une formation en ligne).‍

Les gratuites :

La plus connue d'entre elles est bien évidemment Moodle, c’est aujourd'hui la plateforme n°1 du monde de l’éducation dans le monde entier. Simple et efficace avec une ergonomie et des fonctionnalités de base, cette plateforme en ligne a su conquérir le monde universitaire en particulier par sa gratuité et à sa capacité à gérer un très grand nombre d’apprenants. Sur la dimension gratuite faites néanmoins attention, elle n’est pas 100% gratuite (aucune plateforme LMS ne l’est vraiment d’ailleurs).

En effet, bien que l’accès aux apprenants soit illimité, il est néanmoins nécessaire d’implémenter la plateforme sur un serveur (qui lui est payant), d’assurer la gestion de la plateforme (donc d’avoir une personne dédiée sur le sujet) etc. Vous avez aussi la possibilité de faire appel à certains prestataires qui vont gérer pour vous votre plateforme gratuite…moyennant finance.

Ce choix dépendra donc très fortement de votre nombre d’apprenants par an pour vous assurer de la rentabilité de ce type de choix.‍

Les payantes :

Deux modes de paiement sont traditionnellement mis en place par les plateformes LMS payantes : Un coût par apprenant actif par an, ou un forfait.

Ce dernier peut devenir intéressant, en fonction des plateformes, à partir d’environ 1000 apprenants par an. En-dessous il sera souvent plus intéressant de payer au ticket, ou à l’apprenant par formation (formule souvent privilégiée par les organismes de formation).

L’avantage de ces plateformes payantes tient beaucoup aux fonctionnalités développées, à l’ergonomie (l’interface) aussi bien du côté des apprenants que du côté de l’équipe pédagogique. Vous aurez également accès à un suivi plus personnalisé, à une aide complète pour vous aider dès la mise en place de cet outil.

Besoin d’avoir plus d’éléments sur ce thème ?

Cela tombe bien, nous avons conçu un livre blanc qui vous permettra d'avoir toutes les clés en main pour trouver LE LMS parfait pour vous, et ce, en bénéficiant des conseils made in Flowbow !